{"id":1481,"date":"2020-01-30T10:10:21","date_gmt":"2020-01-30T10:10:21","guid":{"rendered":"https:\/\/www.anteaprevencion.com\/el-formato-papel-en-el-registro-de-la-jornada-laboral\/"},"modified":"2020-01-30T10:10:21","modified_gmt":"2020-01-30T10:10:21","slug":"el-formato-papel-en-el-registro-de-la-jornada-laboral","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.anteaprevencion.com\/cat\/el-formato-papel-en-el-registro-de-la-jornada-laboral\/","title":{"rendered":"EL FORMATO PAPEL EN EL REGISTRO DE LA JORNADA LABORAL"},"content":{"rendered":"

SEGURIDAD DE LA INFORMACI\u00d3N dani2-300x245-9952724<\/span><\/span><\/em><\/h2>\n

Formato Papel
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El Registro de la Jornada<\/u><\/span><\/em><\/span><\/h1>\n

Escrito por Daniel Fern\u00e1ndez-Viagas Gallego<\/strong><\/p>\n

DPD \/ DPO certificado seg\u00fan esquma AEPD-DPD.<\/p>\n

Auditor ISO 27001: 2013 Seguridad de la Informaci\u00f3n.<\/p>\n

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Desde la publicaci\u00f3n del Real Decreto Ley 8\/2019 de 8 de marzo, se ha escrito mucho sobre los cambios que supon\u00eda para las empresas. Por su importancia y expectaci\u00f3n destacamos la modificaci\u00f3n del art. 34 del Estatuto de los Trabajadores, que exige a las empresas realizar un control diario de entrada y salida de la jornada laboral de sus trabajadores. No es algo nuevo para muchas organizaciones, pero desde luego para otras ha sido un cambio significativo en su forma de proceder.<\/span><\/p>\n

La gu\u00eda emitida por el Ministerio de Trabajo indica, que<\/span> ser\u00e1 v\u00e1lido cualquier sistema o medio, ya sea en papel o soporte telem\u00e1tico, apto para cumplir el objetivo legal, que proporcione informaci\u00f3n fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori por el empresario o por el trabajador.<\/span><\/i><\/span><\/p>\n

Tras el revuelo y desconcierto inicial, las empresas y organizaciones se plantearon diversas formas de registrar la jornada, llegando la gran mayor\u00eda a una conclusi\u00f3n, usar papel. Las estad\u00edsticas actuales muestran que es el formato m\u00e1s usado, las razones son evidentes, es econ\u00f3mico, no hace falta implementar o adquirir ninguna aplicaci\u00f3n, no hace falta aprender ninguna t\u00e9cnica y parece sencillo, pero, \u00bfrealmente es as\u00ed?<\/span><\/p>\n

En estas l\u00edneas no cuestionamos la validez legal del sistema de registro de la jornada en papel, de cara a un posible requerimiento de la Autoridad Laboral, lo abordamos desde el punto de vista de la seguridad de la informaci\u00f3n y la privacidad de la misma.<\/span><\/p>\n

A nadie se le escapa que imprimir una plantilla y firmar a diario m\u00ednimo dos veces, requiere tiempo y atenci\u00f3n por parte de un responsable, adem\u00e1s de su conservaci\u00f3n y de estar atento a las particularidades de cada trabajador (ausencias, bajas, permisos, cambios de turno…etc). El sistema en papel multiplica su dificultad por cada empleado que tengamos, puede parecer econ\u00f3mico, pero el tiempo invertido genera un gasto, no debemos perder de vista este punto.<\/span><\/p>\n

Con el paso de los meses, empezaremos a detectar otros problemas, puesto que los registros deben permanecer disponibles durante 4 a\u00f1os, por tanto, debemos establecer un archivo y un sistema para conservarlos a disposici\u00f3n de la Autoridad, nuevas dificultades.<\/span><\/p>\n

Entonces, si lo estamos haciendo en papel, firmando a diario, y guardando todo en un AZ, no hay problema, \u00bfno?. Pues vamos a analizar los principios b\u00e1sicos de la seguridad de la informaci\u00f3n:\u00a0<\/span>La confidencialidad, la integridad y la disponibilidad.<\/span><\/p>\n

Confidencialidad<\/b><\/span><\/p>\n

Por confidencialidad entendemos la cualidad de la informaci\u00f3n para no ser divulgada a personas no autorizadas.Se trata b\u00e1sicamente de la propiedad por la que esa informaci\u00f3n solo resultar\u00e1 accesible con la debida autorizaci\u00f3n y control. Tenemos que pensar, por tanto, que un responsable de administraci\u00f3n estar\u00e1 autorizado, o la persona encargada de realizar turnos y horarios, pero, \u00bfDeben conocer la informaci\u00f3n el resto de compa\u00f1eros?. La respuesta es sencilla, no. La privacidad seg\u00fan el RGPD es por defecto, por lo que a la hora de dise\u00f1ar una tabla o parte de firmas, debo tener en cuenta que si existe alguna anotaci\u00f3n o incidencia, no deber\u00eda conocerse por el resto de trabajadores. Que un compa\u00f1ero llegue tarde, es evidente que puede ser conocido por el resto de compa\u00f1eros, pero lo que no debe ser p\u00fablico son las razones para llegar tarde. Ojo con esto, a la larga puede ser una fuente de conflictos. Si todos los trabajadores est\u00e1n firmando en el mismo parte de firmas, es muy probable que tarde o temprano vulneremos la privacidad.<\/span><\/p>\n

Integridad<\/b><\/span><\/p>\n

Posiblemente el punto m\u00e1s importante en el registro de la jornada laboral. La integridad hace referencia a la cualidad de la informaci\u00f3n para ser correcta y no haber sido modificada, manteniendo sus datos exactamente tal cual fueron generados, sin manipulaciones ni alteraciones por parte de terceros. Esta integridad se pierde cuando la informaci\u00f3n se modifica o cuando parte de ella se pierde. Registros tachados, horas premarcadas, o tener firmado un lunes el parte de toda la semana es una p\u00e9rdida de integridad, quiz\u00e1s, lo que m\u00e1s detectamos hasta la fecha. Imagine que un Inspector de Trabajo se presenta en su empresa y le pide los registros, los trabajadores ya han firmado toda la semana, mala situaci\u00f3n, desde luego. Tampoco parece muy fiable que todos los partes est\u00e9n con la misma hora exacta todos los d\u00edas, podemos ser muy puntuales, pero desde luego la impresi\u00f3n es que el registro no es correcto.<\/span><\/p>\n

Disponibilidad<\/b><\/span><\/p>\n

La disponibilidad consiste en poder acceder a la informaci\u00f3n cuando la necesitemos. El papel puede estar disponible en un archivador, pero, \u00bfestamos haciendo copias o digitalizando?, al tener que conservar el registro 4 a\u00f1os es probable que un documento se pueda extraviar, por lo que la realizaci\u00f3n de copias es fundamental en estos casos. Por desgracia, factores como un incendio, robo u otros desastres pueden hacer que no dispongamos de nuestra informaci\u00f3n al ser requerida, la digitalizaci\u00f3n se hace prioritaria<\/span>.\u00a0\u00a0<\/b><\/span><\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 dice la gu\u00eda del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social?<\/b><\/span><\/p>\n

La exigencia de que permanezcan a disposici\u00f3n debe interpretarse en el sentido\u00a0<\/span>de que sea posible acceder a los mismos en cualquier momento en que se soliciten\u00a0<\/span>por los trabajadores, sus representantes o la Inspecci\u00f3n de Trabajo y Seguridad Social,\u00a0<\/span>garantizando el empresario su cumplimiento, que ser\u00e1 coherente con el sistema de\u00a0<\/span>registro utilizado. Esta obligaci\u00f3n est\u00e1 establecida directa y expresamente en la Ley por lo\u00a0<\/span>que no puede ser condicionada en ning\u00fan caso.<\/span><\/p>\n

En este sentido, que los registros \u201cpermanecer\u00e1n a disposici\u00f3n\u201d debe\u00a0<\/span>interpretarse en el sentido de estar y permanecer f\u00edsicamente en el centro de trabajo, o\u00a0<\/span>ser accesibles desde el mismo de forma inmediata. Con ello, se evita, adem\u00e1s, la\u00a0<\/span>posibilidad de la creaci\u00f3n posterior, manipulaci\u00f3n o alteraci\u00f3n de los registros.<\/span><\/p>\n

En conclusi\u00f3n, el papel puede ser un sistema v\u00e1lido, pero debemos poner en una balanza el gasto de tiempo y esfuerzo que supone realizarlo de forma correcta. Si atendemos a otras medidas de seguridad para proteger la documentaci\u00f3n, la empresa deber\u00eda tener limitado el acceso a personas autorizadas a su archivo, al igual que tener un procedimiento de \u00abmesas limpias\u00bb, cosa no muy frecuente en el panorama actual. Puede que ahora no parezca importante, pero transcurrido el tiempo necesario tendremos que destruir la informaci\u00f3n, por el principio de calidad del dato y por el de limitaci\u00f3n del tratamiento. Si, los datos tienen fecha de caducidad. Es decir, a los 4 a\u00f1os nos plantearemos un problema, \u00bfque hago con los registros en papel?. Si ha pensado en tirarlos directamente a un contenedor, por favor no lo haga, al menos si no quiere tener un problema con la Agencia Espa\u00f1ola de Protecci\u00f3n de Datos.<\/span><\/p>\n

Como ha podido observar en este art\u00edculo, este requisito, como gran parte de normativa que las empresas deben cumplir, se basa en tener implantado un sistema de gesti\u00f3n interno, saber lo que debemos hacer y qui\u00e9n es el responsable de realizarlo. Tan f\u00e1cil y tan dif\u00edcil como eso.<\/span><\/p>\n

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